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企业邮箱使用问题

企业邮箱使用问题
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[功能更新通知]域名配置优化/自主备份支持制定文件夹/外贸通和企业邮管理后台拆分

发布时间:2024-03-05

尊敬的用户:
为了给您带来更智能、更便捷的办公体验,我们已于2023年6月5日 对功能升级。
1.【管理后台】【100户+】仅购买了邮箱的企业,新增/修改域名时,需完善spf、dkim等配置
功能入口:组织机构管理->域名管理

功能说明:新增域名入口,仍然保持不变,点击新增,进入域名配置页面


新增域名页面,输入域名后,点击下一步,进入邮箱解析页面,并将该域名添加到域名列表中


设置邮箱解析页面,若输入的域名SPF中未包含网易的配置项,则会引导配置SPF、DKim、DMarc、MX,其中SPF会作为域名所有权的校验;
若输入的域名SPF中已经包含网易的配置项,则会引导配置mydomain、SPF、DKim、DMarc、MX,其中mydomain会作为域名所有权的校验;


点击“我已配置完成”进入完成页,点击“完成”按钮,回到域名列表页;点击“立即验证”,可直接返回当前域名的验证结果


进入域名详情页,展示如下图所示,若域名所有权校验为SPF,则第二步展示SPF的校验状态,反之若域名所有权为mydomain,则第二步展示mydomain的校验状态


若域名所有权校验成功,域名配置项校验失败,域名可正常使用,展示效果如下



若域名所有权和域名配置项均验证失败,域名不可正常使用,展示效果如下



若域名所有权和域名配置项均验证成功,域名可正常使用,展示效果如下



另:对于存量已配置的域名,若域名通过所有权验证且可正常使用,则仍然保持可用状态,但会校验SPF、DKim、DMarc、MX是否已配置,若未配置则会在域名列表提示如下:


2.【管理后台】【外贸通】购买了外贸通的企业,域名配置流程优化&三方域名支持配置域别名
功能入口:组织机构管理->域名管理
功能说明:购买了外贸通的企业,支持添加域名,且域名可添加网易邮箱域名or其他邮箱域名。
新增域名入口:


 点击新增域名,进入输入域名页,默认为创建网易邮箱域名


可切换为非网易邮箱域名展示如下,需要输入非网易邮箱的域名、管理员帐号、管理员密码以及对应邮箱服务的收发信参数


点击下一步,进入设置邮箱解析页面,若输入的域名SPF中未包含网易的配置项,则会引导配置SPF、DKim、DMarc、MX,其中SPF会作为域名所有权的校验;
若输入的域名SPF中已经包含网易的配置项,则会引导配置mydomain、SPF、DKim、DMarc、MX,其中mydomain会作为域名所有权的校验;
另:若配置的域名为非网易企业邮箱,则不会提供具体的MX地址,只会检查是否配置


点击“我已配置完成”进入完成页,点击“完成”按钮,回到域名列表页;点击“立即验证”,可直接返回当前域名的验证结果     


已配置的域名需要修改,可点击“修改域名”        


进入修改域名页面后,可根据需要选择对应配置:域名和邮箱服务支持单独修改,也支持组合修改


选择修改的域名状态后,点击下一步,进入邮箱解析页,配置对应的参数


点击“我已配置完成”进入完成页,点击“完成”按钮,回到域名列表页;点击“立即验证”,可直接返回当前域名的验证结果。其中若修改域名的场景为网易域名改网易域名,则需要设置生效时间,其余修改域名都不需要设置生效时间。
三方域名所有权验证通过后,支持配置域别名。


点击“新增域别名”,进入新增域别名配置页面


输入域名后,点击下一步,进入邮箱解析页面


点击“我已配置完成”进入完成页,点击“完成”按钮,回到域名列表页;点击“立即验证”,可直接返回当前域名的验证结果



三方域名的域别名验证成功后,可在网易外贸通客户端发送营销邮件时使用。
3.【管理后台】【外贸通】拆分外贸通/企业邮管理后台&调整帐号创建和登录流程
整体说明:
针对只购买or试用了外贸通企业(企业邮免费版)进入管理后台,展示部分菜单;既购买了企业邮又购买or试用了外贸通,展示全部菜单
针对只购买or试用了外贸通企业(企业邮免费版)在管理后台创建帐号(网易帐号+三方帐号),手机号为必填项;既购买了企业邮又购买or试用了外贸通,在管理后台创建帐号,手机号非必填

增加企业级别的开关,支持企业下所有帐号使用手机号登录时,均无需验证密码。当在销售后台下单外贸通时,调用此开关并打开

只购买or试用外贸通的企业:

管理后台菜单


首页界面展示如上图所示,功能菜单有:
首页
组织机构管理——>部门管理、帐号管理、域名管理
外贸通管理——>外贸通权限设置
通讯录——>组织内通讯录
邮箱与邮件——>webmail设置(企业信脚功能)、企业邮件模版
应用中心——>我的应用、应用市场、订单管理、发票管理
企业设置——>管理员权限、企业信息
首页的指标数据可展示,但不支持查看详情;
管理后台的标题为网易外贸通管理后台。
帐号管理


只支持创建和删除帐号,也不支持创建公共帐号。


创建帐号(包括网易帐号or三方帐号)时,手机号为必填,并默认勾选“开通外贸通权限”,还可手动勾选“开通外贸通管理员权限”。当点击保存,会校验手机号是否绑定了20个以上的帐号,若超过则无法保存帐号。
绑定手机号时,若企业状态为:手机号登录无需校验密码(企业级配置项,下面会详细说明),则会在手机号输入框侧增加说明文案:登录时可使用手机号+验证码登录,无需校验密码,反之,首次使用手机号登录时,需要输入一遍邮箱密码。
手机号登录设置


增加企业级开关,手机号登录设置:使用手机号登录无需验证密码 / 首次使用手机号登录,需要校验密码。新购买外贸通的企业会默认设置为“使用手机号登录无需验证密码”
另:只购买外贸通的企业无“登录管理”页面,故默认为“使用手机号登录无需验证密码”,且不支持调整
外贸通权限设置


可在外贸通权限设置页,设置外贸通生效帐号+外贸通管理员。页面同“我的应用”——“外贸通及相关服务”配置页面一致
既有企业邮又购买or试用外贸通的企业:
管理后台菜单


购买or试用外贸通的企业,进入管理后台,会新增“外贸通管理——>外贸通权限设置”菜单,功能同上保持一致

帐号管理


手机号为非必填,会把绑定手机号位置放在输入密码下。增加“同时开通外贸通权限”和“同时开通外贸通管理员权限”勾选项,但不会默认勾选。
若输入绑定手机号,当点击保存,会校验手机号是否绑定了20个以上的帐号,若超过则无法保存帐号。
绑定手机号时,若企业状态为:手机号登录无需校验密码,则会在手机号输入框侧增加说明文案:登录时可使用手机号+验证码登录,无需校验密码,反之,首次使用手机号登录时,需要输入一遍邮箱密码。
补充
新购买外贸通的企业会默认设置为“使用手机号登录无需验证密码”,存量已购买外贸通仍然为“首次使用手机号登录,需要校验密码”
存量仅购买外贸通的企业,帐号未绑定手机号,在编辑帐号时,会要求强制绑定手机号才可保存
4.【管理后台】【100户+】自主备份支持指定文件夹
功能入口:应用中心->我的应用->自主备份
功能说明:


自主备份创建规则时,支持选择自定义文件夹。
若文件夹名称和目标帐号已有文件夹(系统文件夹或一级文件夹)一致,邮件将会自动备份至已有文件夹中。
若文件夹未存在目标帐号中,将会自动创建。
若新邮件被备份时,文件夹超过上限,则会自动备份至「邮件备份文件夹」中,不会新建文件夹
5.【管理后台】【100户+安全】企业级开关,控制私有协议二次验证时机
 功能入口:安全中心->登录管理
功能说明:


增加企业级别开关,默认选中:“二次登录验证通过后,信任登录的设备,后续登录不再验证二次登录验证”,可调整为“每次登录均二次验证”,灵犀办公、邮箱大师和webmail均会生效。
当设置了“每次登录均二次验证“,进入webmail登录时,不会出现如下勾选框


6.【管理后台】【100户+】钉钉组织架构同步优化
线上问题:当三方同步任务中,企业设置了对于三方系统中不存在的帐号,邮箱的处理方式为“禁用”。正好遇到三方任务的帐号在网易系统中为“主备份帐号”or“审核帐号”的帐号状态,无法被删除或禁用,此时同步任务会自动停止。
优化调整:针对以上情况,修改为同步任务仍然继续,但对于无法禁用or删除成功的帐号,保持帐号原有状态,且发送给admin通知邮件告知,手动在管理后台进行操作。


































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